Den subjektiva organisationsstrukturen

Om och om igen slås jag av hur organisationer har två olika sorters ordningar (det finns fler än så förstås, men nu är jag intresserad av just kontrastverkan mellan dessa två). Den ena är den “officiella” ordningen: roller, formell organisationsstruktur, delegationsordning, beslutsformer, policies, måldokument, instruktioner, etc., etc. Det mesta i denna ordning är sådant man kommunicerar öppet om och hänvisar till (förutom det som ännu inte är formellt beslutat). Den officiella ordningen är förstås väldigt viktig, men den är inte hela sanningen om hur organisationsstrukturen egentligen ser ut och fungerar. Det finns en subjektiv ordning också, en ordning som man inte utan vidare kan prata om med vem som helst, var som helst, när som helst. Men man pratar en hel del om den och den betyder ibland väldigt mycket för vad som sker i organisationen. Pratandet om den subjektiva ordningen sker dock bara mellan de som är förtrogna med varandra och vet var de har varandra och pratandet äger rum i första hand i informella samtal, eller i slutna kretsar där det som sägs inte är menat att bli offentligt.

Den subjektiva organisationsstruktur jag har i tankarna är den som handlar om hur människors bilder av hur andra människor är skapar ett nätverk av relationer som spelar en stor roll i organisationens liv. En del av våra hjärnor sysslar ständigt med att tolka de upplevelser vi har med andra människor för att konstruera bilder av hur dessa människor är. Vi bygger, med hjälp av direkta erfarenheter och det vi hör andra berätta, simulationer av andra människor i våra huvuden. Det går ofta mycket fort. Några få möten med en annan människa räcker för att processen ska ha kommit ganska långt. Vi samlar intryck som vi pusslar ihop till en uppfattning av vad det är för en figur vi har att göra med. Ju fler erfarenheter vi gjort, desto mer profil och desto mer nyanser får den inre simulationen av den andre. Snart kan man “köra olika scenarier” genom simulationen: vi kan lätt föreställa oss hur en viss person skulle reagera om vi sa eller gjorde vissa saker, därför att vi har fått kläm på vissa mönster i dennes personlighet.

På en arbetsplats och i andra typer av organisationer samlar vi på oss bilder av hur olika människor är. Dessa bilder uppstår genom att vi tycker oss genomskåda mönster. Bilderna vi har är därför i högsta grad subjektiva, ofta intuitiva och, inte minst viktigt, ofta kopplade till inställningar och positiva eller negativa förväntningar. Anders är en pålitlig person, honom kan man lita på, han ställer upp om han kan. Men han är inget vidare på att hantera konflikter. Birgitta kommer att gå långt. Hon är intelligent och tänker strategiskt. Henne ska man dock akta sig för att skoja med, om man inte känner henne väl. Cedric har väldigt höga tankar om sig själv. Han tror att han kan komma här och tala om för alla andra hur de stora strategiska frågorna ska hanteras, men han borde fatta att han faktiskt är handläggare och inte stabsstrateg. Disa har helt snöat in på jämställdhetsfrågor, hon är skitjobbig att prata med, så se för guds skull till att inte hon är med i planeringsgruppen, då kommer vi aldrig någon vart. Erik är lite lätt korkad, han fattar helt enkelt inte att vi behöver ha en strategi för långsiktig kompetensutveckling, han ser bara det som finns precis framför näsan på honom. O.s.v.

Det är också vanligt att den subjektiva organisationsstrukturen påverkas av att en del medarbetare funnits i organisationen länge och har gått igenom både personliga och arbetsrelaterade händelser som satt djupa spår i inställningar, bilder och relationer. En kollega kanske var väldigt kritisk mot ett bra förslag man hade, vilket ledde till att det aldrig blev något av den idén. Två personer kanske hade en romans som slutade illa, men båda jobbar kvar i organisationen. Någon kanske gjorde ett jobb för rätt länge sedan som blev misslyckat och man vill ogärna ta risken att detta berodde på ohjälpliga brister i kompetens eller personlighet.

En tredje källa till den subjektiva organisationsstrukturen är all personlig och privat information vi har om andra. Någon har alkoholproblem. Någon har en fru eller man som är svårt sjuk och kan därför inte riktigt förväntas fokusera på komplicerade problem. Någon har spridit elakt skvaller om någon annan. Någon är gift med chefens syster . . . Den här sortens information är, eller känns i alla fall, relevant för att förstå organisationsverkligheten. Men den påverkan dessa personliga förhållanden har på det professionella är något vi har antaganden om, det är sällan sådant som går att leda i bevis.

Jag tänker på den subjektiva organisationsstrukturen som ofrånkomlig, men också som helt nödvändig för många verksamheter. “Ofrånkomlig” därför att vare sig vi vill eller inte så formas de här bilderna av andra människor inom oss hela tiden. De har en stor inverkan på våra bedömningar, beslut och vårt agerande. “Helt nödvändig” därför att vi om och om igen faktiskt måste välja hur vi ska bete oss gentemot olika människor så att resultatet blir så bra som möjligt. Vi behöver göra bedömningar av vem som är lämplig för vissa arbetsuppgifter och roller. Dessa val och bedömningar kan i praktiken inte bara baseras på formella meriter och bevisbara argument. Vi måste kunna använda oss av mer intuitiva bedömningar i många frågor, även om detta också innebär en risk för att vi förleds av förhastade slutsatser eller påverkas av våra egna omedvetna reaktioner som inte har med sakfrågan att göra. Många beslut om vem som bör få en viss roll, vem man bör informera och vem inte, vem man ska kontakta i en viss fråga, etc. fattas i praktiken utifrån de här informella bilderna vi har av hur olika personer är. Jag själv skulle aldrig i livet välja en person för att genomföra en undersökning som jag har fått i uppdrag att ansvara för bara på formella meriter. Jag måste göra vad jag kan för att göra en bedömning av personens lämplighet, där de olika typer av intryck jag fått av personen formar sig till en i hög grad intuitiv bedömning. Den kanske visar sig felaktig, men chansen är större att jag gör en god bedömning om jag väger ihop formell och informell information än om jag bara går på formella meriter.

En konsekvens av den subjektiva organisationsdynamiken är förstås att det uppstår informella maktstrukturer. T.ex. kan det vara sådana som genusvetare beskriver när de talar om “homosocialitet,” hur män i maktpositioner väljer andra män men inte kvinnor. Men de informella nätverken av inflytelserika personer som pratar ihop sig om hur viktiga frågor ska hanteras innan dessa behandlas i formella forum behöver förstås inte alls ha med könsmaktordningar att göra.

Det som jag just nu tycker är fascinerande är just kommunikationsaspekten kring den subjektiva organisationsstrukturen. Eftersom vi många gånger är helt övertygade om att resultatet bara har en chans att bli bra om vi går på våra subjektiva omdömen om personers lämplighet så ser vi till att göra det vi kan för att påverka besluten enligt dessa föreställningar. Men vi vet när vi gör det att vi inte skulle klara att rada upp hållbara, sakligt grundade och prövbara argument för att våra bedömningar är riktiga. Vi kan alltså inte argumentera för våra val i forum där det finns en risk för att bedömningarna ifrågasätts. Då får vi försöka prata ihop oss med de vi litar på, de som vi vet är mottagliga för våra subjektiva bedömningar och som vi vet inte kommer att offentligt hoppa på oss för de omdömen vi gör. Ibland kan dessa samtal föras på reguljära möten, men då bara under förutsättningen att man litar på att de subjektiva omdömena inte kommer att spridas hur som helst, utan kommer att behandlas förtroligt. Om vi däremot tror att det på mötena kommer att närvara personer som kan tänkas avkräva oss prövbara sakliga argument för våra lämplighetsbedömningar, då är sannolikheten stor att samtalen där vi pratar ihop oss kommer att ske i korridoren, i enskilda samtal, i bastun, o.s.v. Vi får olika arenor. På vissa arenor kommuniceras bara den officiella verkligheten, medan den subjektiva strukturen hålls osynlig eller bara kommer till uttryck genom växlade blickar, antydningar, pikar, skämt som inte är skämt egentligen, etc.

Vart vill jag komma? Det vet jag nog inte riktigt. Jag tror spänningen mellan den officiella och den subjektiva organisationsstrukturen är en realitet som man inte kommer undan. Man kan bara försöka hantera den så skickligt och så etiskt ansvarsfullt som möjligt. Och förstås, när man själv är en del i det som händer, ha ett lagom kritiskt förhållningssätt till sina egna subjektiva omdömen om hur andra människor är . . .

7 Responses to “Den subjektiva organisationsstrukturen”

  1. Jonas P says:

    Spännande läsning. Själv har jag ungefär 100 kollegor på mitt jobb och endast en chef. Där kan vi snacka om informella maktstrukturer. Det är något jag tampas med dagligen, hur jag ska förhålla mig till olika personer, beslut, osv. Oftast är det dock mest till det positiva eftersom det trots allt ger mig en viss kontroll över min situation att kunna bemästra dessa informella nätverk eller vad vi ska kalla dem. Med kontroll kommer emellertid såklart ansvar och maktaspekten in och det faktum att du samtidigt åker på en hel del etiska överväganden som kan bli kämpiga. Även det att relationer kan förändras i takt med att din makt förändras (vilket ju gäller både för formell och informell makt). Det är som att för att få makt och kontroll (exempelvis klättra i hierarkin på ditt jobb) behöver du frivilligt lägga sig i spindelväven för att på så sätt kunna dra i trådarna som påverkar olika saker. Och spindeln i det här fallet blir väl just ansvar, dåligt samvete, osv. Då kan det ibland kännas bättre att bara knata omkring i någon slags omedveten ansvarslöshet.

    Äh, vet inte hur jag snurrade till det nu. Jag har däremot en fråga jag kom att tänka på. Vad jag märkt lite överallt men framförallt på mitt jobb är att vissa människor, speciellt när det gått ett tag sedan jag träffat dem, berättar samma saker de redan sagt till mig tidigare. Ju mer jag börjat notera det desto roligare (och läskigare) har det blivit. Ibland undrar jag nästan om det är en slags deja vu, men jag är ganska säker på att de bara upprepar sig.

    Idén eller upplevelsen av att vi lever i en slags drömvärld (och i någon mening drömmer) blir i det här perspektivet ganska träffande. Vi är så fast i våra historier och berättelser att vi får svårt med att ta in ny information, minnas vad vi sagt tidigare, osv., eftersom fokus hela tiden ligger på vår egen berättelse.

    Jag kopplar i sedvanlig ordning också detta fenomen till viss del till utveckling. Helt enkelt att människor jag tycker är mer utvecklade i hur de ser och förstår sig på sin omvärld i mindre utsträckning ger uttryck för denna “återberättelse”. Minns att det i Leadership Agility talades om “a willing suspension of disbelief” som först kommer vid catalyst, eller grön på wilberianska. Är det så handlar det bara om runt 15% som på ett genuint sätt kan “suspenda” sin berättelse eller sitt perspektiv och då är det kanske inte konstigt att man upprepar sig. Och jag snackar inte i första hand om att upprepa sig bara, utan om att göra det omedvetet.

    En annan del av detta är såklart närvaro som kan vara olika framträdande för olika personer relativt oberoende av utveckling. Undrar hur mycket en klassisk konformistisk (outvecklad) zenmästare omedvetet upprepar sig?

    Har du några tankar om detta, Thomas? Har du stött på fenomenet och i så fall har du några förklaringar till det?

  2. thomas.jordan says:

    Intressant att ta del av dina reflektioner, Jonas. Jag kan inte påstå att jag slagits av att det finns många som berättar samma saker upprepade gånger, bortsett från rätt gamla människor. Jag ska försöka vara uppmärksam på detta, dock. Man kan ju tänka sig att det borde finnas en tendens att de som har klart för sig att deras berättelser är berättelser och därmed är mer benägna att vara nyfikna på vilka andra berättelser som är möjliga, också är mindre benägna att upprepa sin egen berättelse hela tiden. Men eftersom jag inte riktigt känner igen att det är vanligt med sådana upprepningar har jag inte så mycket grundade kommentarer att komma med. The story goes on . . . 🙂

  3. Jonas P says:

    Jo, det är ju rena spekulationer från min sida får jag väl säga. Har egentligen ingen aning om eller hur det är kopplat till utveckling. Kan ju tilläggas att det oftast varit i en speciell situation jag lagt märke till det också, nämligen när jag tillsammans med en kollega åkt runt i en bil i 2-3 timmar vilket vi gör ibland på kvällstid. Då finns det mycket tid för “favorithistorier”, och som sagt har jag slagits av att personen ofta redan har berättat dem för mig.

  4. […] … är så bra: Den subjektiva organisationsstrukturen […]

  5. Håller på och läser alla Dina blogginlägg och går nu bakåt i tiden. Det ämne Du tar upp här är så viktigt att jag inte kan låta bli att kommentera. Så här tänker jag kring detta:

    1. Det räcker inte med det objektiva och officiella (hur det borde vara) utan våra subjektiva uppfattningar om varandra (och hur vi i praktiken fungerar) är nödvändiga för att vi ska kunna relatera och navigera i den riktning vi själva vill och inte råka illa ut.

    2. Hur stort gapet mellan objektivt/officiellt och subjektivt/informellt i en organisation är verkar avgöras av i vilken utsträckning organisationen styr mot och uppmuntrar hållbar kommunikation.

    3. I praktiken får vi antingen en god/konstruktiv cirkel/utvecklingsspiral eller en ond cirkel/nedbrytningsspiral och konsekvenserna blir en god psykosocial arbetsmiljö eller en dålig psykosocial arbetsmiljö – i varsin ände av ett spektrum.

    4. På mina öppna kurser kommer det in deltagare från ett brett spektrum av organisationer och företag. De mest framgångsrika kännetecknas av att när jag lär ut hållbar kommunikation får de bekräftelse och systematik på något de redan gör. Och för de organisationer som har stora problem med konflikter och dålig arbetsmiljö upplevs det jag lär ut som nytt och utmanande.

    5. Ett viktigt kännetecken på de organisationer som fungerar väl är att de använder vad jag kallar “Feedback i dialog” som rutin. Det går ut på att man med ett uppriktigt strukturerat samtal stämmer av sina subjektiva uppfattningar om varandra och hjälper varandra att utvecklas. Utgångspunkten är att andra ser mina egna svagheter och att de kan ge mig råd och stöd när det gäller att komma till rätta med personlighetsdrag som inte är konstruktiva. Genom att göra så här uppnår vi många fördelar: Vi sluter gapet mellan subjektivt och objektivt, vi lär känna varandra bättre, vi bygger förtroende och vi hjälps åt med att utveckla varandra och därmed både organisationen och arbetsmiljön. Kännetecknet på de bäst fungerande organisationerna är alltså att det är “högt i tak”, man kan prata med varandra om hur man upplever varandra och bemötandet och man lär av det som inte fungerar tillfredsställande.

    6. I andra änden av spektret har vi de sämst fungerande organisationerna och jag har utförligt beskrivit en sådan i kommentarer till ditt blogginlägg från 13 mars 2013. Här har man vad vi skulle kunna kalla en “robust mobbningskultur”. Det betyder att gapet mellan officiellt och informellt är gigantiskt och fullt av motsatser. Här styr man genom att smutskasta personer vars uppfattningar man inte gillar med subjektiva omdömen – som inte undersöks och stäms av utan tas för “sanningar”. Den som råkar illa ut i en sådan här organisation är chanslös, hen blir utfrusen. Valet står mellan att själv lämna organisationen eller bli uppsagd – utan att det finns arbetsrättslig grund för det. Claes Janssens Fyrarummare är också en bra modell för att beskriva de här organisationerna som inte använder hållbar kommunikation. Jansens ruta “Nöjdhet” symboliserar den oreflekterade kommunikationen där vi följer grupptrycket och aldrig söker sanningen om varandra. Och rutan “Censur” att vi hör det vi vill höra och vägrar lyssna till vissa signaler (som vi borde uppmärksamma och ta på allvar) i stället för att öppna oss och göra det jag kallar för att Djuplyssna till omgivningen, d v s lyssna till allt som är relevant och försäkra oss om att vi inte har misstolkat/missförstått.

    Sammanfattningsvis: Våra subjektiva uppfattningar om varandra är livsnödvändiga. Och i en väl fungerande organisation undersöker man om de subjektiva uppfattningarna stämmer och rättar till det som är problematiskt genom att skapa en uppriktig och direkt dialog om hur man uppfattar varandra. I de dåligt fungerande organisationerna finns inte den dialogen och man håller sig därför med det Claes Jansen kallar för “dubbla verkligheter”, en officiell bild och en inofficiell bild och dessa två bilder är oförenliga och fulla av motsättningar. Och för att klara sig i en sådan organisation måste man vara duktig på att förstå och navigera efter den inofficiella/informella bilden – ty det är i praktiken den som gäller när det är ett stort gap mellan officiellt och infofficiellt.

  6. thomas.jordan says:

    Hej Eva, tack för dina kommentarer, roligt att du stimuleras att formulera dina erfarenheter och tankar. Jag ser också dessa subjektiva uppfattningar som både ofrånkomliga och absolut nödvändiga. Det handlar i hög grad om intuitivt sammanfattade bilder av varandra, av händelser och av förhållanden som vi aldrig skulle kunna fullt ut formulera och belägga i ord. Vi måste bilda oss dessa uppfattningar för att kunna navigera i tillvaron. Men det är ju högst önskvärt att vi vet om att de bilder vi gör oss är subjektiva, och där haltar det väldigt på många håll. En kommunikationskultur i den anda du beskriver kan vara ett väldigt viktigt stöd för denna medvetenhet.

  7. Håller verkligen med om att det är jätteviktigt att vara medveten om vad som är subjektiva antaganden respektive objektivt belagt. Och som jag förstår det är det här som det blir avgörande hur medvetet ens förhållande till tid är. Det vi säkert kan belägga objektivt handlar alltid om något som redan hänt, d v s om förfluten tid. När det gäller framtiden kan vi endast göra mer eller mindre säkra/sannolika – och villkorade – förutsägelser, vilka har en tendens att vara personligt färgade = subjektiva, ifall vi inte anstränger oss medvetet för att förhålla oss så objektivt vi kan…
    – Har du sett någon som klargjort att det finns en tidsaspekt i begreppen subjektiv och objektiv?

Leave a Reply